Datenschutzerklärung

Wer wir sind

Smart Workflow Dynamics ist der Handelsname von Wolf Vantis LTDA, registriert in Brasilien.

Registernummer: 68.633.164/0001-90

Anschrift: Avenida Sinésio Guimarães, 301, Sala 05 — João Pessoa/PB, CEP 58040-400

Bei allen Fragen zu dieser Erklärung schreiben Sie an office@swd-production.com — ein Mensch liest mit.

Kurzfassung

Wir erheben, was nötig ist, um Ihnen zu antworten und das Gewünschte zu erledigen — mehr nicht.

Diese Website nutzt keine Analyse-Tools, keine Werbe-Tracker und keine Tracking-Cookies Dritter. Wir verkaufen oder teilen Ihre Daten nicht zu Marketingzwecken.

Unsere KI-Agenten senden Ihre Nachrichten zur Erstellung einer Antwort an Dienstleister außerhalb Brasiliens und der EU. Das ist unten im Detail beschrieben, weil es der wichtigste Punkt ist.

Was wir erheben

Über das Kontaktformular: Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse sowie — nur wenn Sie möchten — eine Telefon- oder WhatsApp-Nummer, eine Website-Adresse und was Sie ins Nachrichtenfeld schreiben.

Im Website-Chat: die von Ihnen gesendeten Nachrichten und die erhaltenen Antworten. Wenn Sie Ihre Daten für eine Rückmeldung hinterlassen, den angegebenen Namen und Kontakt.

Bei WhatsApp: Ihre WhatsApp-Nummer, Ihren Profilnamen, wie WhatsApp ihn übermittelt, und den Inhalt Ihrer Nachrichten — einschließlich Sprachnachrichten, Fotos und Dokumenten, die Sie senden.

Bei einer Terminbuchung: Ihren Namen, den angegebenen Kontakt, Leistung und Uhrzeit sowie eine etwaige Anmerkung.

Automatisch: übliche Server-Logs unseres Hosters sowie kurzlebige technische Zähler zur Missbrauchsbegrenzung. Daraus erstellen wir keine Profile.

Was wir NICHT erheben

Wir fragen nicht nach Passwörtern, Karten- oder Kontonummern oder Ausweisdaten und wollen sie nicht. Unsere KI-Agenten sind angewiesen, solche Daten abzulehnen und Sie zu bitten, sie nicht zu senden. Sollten Sie dennoch etwas Sensibles senden, sagen Sie Bescheid — wir löschen es.

Wir verfolgen Sie nicht über andere Websites hinweg und betreiben keine verhaltensbasierte Werbung.

Wozu wir Daten nutzen und auf welcher Grundlage

• Um Ihnen zu antworten. Die Beantwortung einer von Ihnen begonnenen Anfrage ist unser berechtigtes Interesse — und Ihres.
• Um eine angefragte Leistung zu erbringen, etwa einen Termin — erforderlich zur Erfüllung des Vereinbarten.
• Um den Dienst zu betreiben und zu schützen, einschließlich Missbrauchsprävention — berechtigtes Interesse.
• Um die Antworten unserer Agenten zu verbessern, durch Sichtung echter Gespräche — berechtigtes Interesse und der Grund, warum wir Gesprächsprotokolle nur kurz aufbewahren.

Wir nutzen Ihre Daten nicht für automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Sie.

Wer Ihre Daten außerdem verarbeitet

Wir setzen wenige Dienstleister ein. Sie handeln nach unseren Weisungen und dürfen Ihre Daten nicht für eigene Zwecke nutzen.

• Anthropic (USA) — erzeugt die Antworten unserer KI-Agenten. Ihr Nachrichtentext wird zur Antworterstellung übermittelt.
• OpenAI (USA) — wandelt WhatsApp-Sprachnachrichten in Text um. Übermittelt wird nur die Audiodatei, ausschließlich zu diesem Zweck.
• Twilio (USA) — übermittelt die WhatsApp-Nachrichten zwischen Ihnen und uns.
• hosttech (Schweiz) — hostet diese Website und unsere Server.

WhatsApp selbst wird von Meta betrieben; für Ihre Nutzung der App gelten deren eigene Datenschutzbestimmungen.

Datenübermittlung außerhalb der EU

Die genannten Dienstleister sitzen in den USA und der Schweiz; eine Antwort an Sie beinhaltet daher eine internationale Datenübermittlung. Wir stützen uns auf die vertraglichen Garantien dieser Anbieter und übermitteln jeweils nur das Nötigste.

Wenn Sie das nicht möchten, schreiben Sie uns stattdessen per E-Mail und weisen Sie darauf hin — wir bearbeiten Ihr Anliegen dann ohne die KI-Agenten.

Wie lange wir Daten aufbewahren

• Gesprächsprotokolle (Chat auf der Website und in WhatsApp): 90 Tage, danach automatische Löschung.
• WhatsApp-Verlauf: automatische Löschung nach 180 Tagen ohne Kontakt.
• Termine: 12 Monate nach dem Termindatum, danach automatische Löschung.
• Sprachnachrichten: die Audiodatei wird transkribiert und sofort verworfen. Sie wird nie auf Datenträger geschrieben. Nur der entstandene Text bleibt, im Rahmen der oben genannten Frist für Gesprächsprotokolle.
• Von Ihnen gesendete Fotos und Dokumente: an den jeweils gemeinten Betrieb weitergeleitet und von uns nicht gespeichert.
• Anfragen und Antworten: so lange wir in Kontakt stehen und wie für unsere Unterlagen erforderlich, danach gelöscht.

Ihre Rechte

Nach der brasilianischen LGPD — und der DSGVO, soweit sie für Sie gilt — können Sie Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten, eine Kopie, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch verlangen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

Schreiben Sie an office@swd-production.com; wir antworten so schnell wie möglich. Unter Umständen müssen wir Ihre Identität bestätigen, damit niemand in Ihrem Namen Anfragen stellt.

Wenn Sie meinen, wir seien mit Ihren Daten falsch umgegangen, können Sie sich bei der ANPD in Brasilien oder bei Ihrer zuständigen Aufsichtsbehörde in der EU beschweren.

Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen keine Tracking-Cookies und keine Analyse-Tools ein.

Ihr Browser speichert lokal zwei Dinge, damit die Seite funktioniert: Ihre Sprachwahl und — nur solange der Tab geöffnet ist — den Chatverlauf, damit er ein Neuladen übersteht. Beides bleibt auf Ihrem Gerät. Das Löschen der Browserdaten entfernt es.

Im Gespräch mit einer KI

Unsere Assistenten auf der Website und in WhatsApp sind KI-Agenten, keine Menschen, und sagen Ihnen das auf Nachfrage. Sie können sich irren. Nichts davon ist eine professionelle Beratung — medizinisch, rechtlich, finanziell oder anderer Art; sie sind angewiesen, solche Fragen abzulehnen und an einen Menschen zu verweisen.

Eine Person kann das Gespräch nachträglich lesen, um die Qualität zu prüfen und die Antworten zu verbessern.

Änderungen

Wenn wir diese Erklärung ändern, aktualisieren wir das Datum oben. Betrifft eine Änderung den Umgang mit Ihren Daten wesentlich, sagen wir das deutlich, statt den Text stillschweigend anzupassen.